Datenimport in Microsoft Excel

Dieses Kapitel beschreibt den Import der Daten in Microsoft Excel, wenn Sie die Daten im Format CSV mit Standard-Einstellungen heruntergeladen haben (Daten herunterladen: CSV).

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Excel in älteren Versionen nur maximal 255 Variablen importieren kann. Weitere Variablen werden abgeschnitten. Verwenden Sie ggf. eine aktuelle Programmversion oder OpenOffice Calc.

Hinweis: Diese Beschreibung bezieht sich auf Microsoft Excel 2000 (Version 9) und 2002/XP (Version 10). Andere Programmversionen verwenden u.U. andere Bezeichnungen.

Im einfachsten Fall lässt sich CSV-Datei einfach mit einem Doppelklick öffnen.

Je nach Excel-Version können beim Öffnen der Datei unterschiedliche Probleme auftreten – nachfolgend die wichtigsten Kandidaten.

Sie sehen nach dem Öffnen nur lange Schlangen von Werten, die nicht in Spalten/Variablen getrennt sind.

Meist reicht es schon, vor dem Herunterladen das Variablen-Trennzeichen zu ändern. Standardmäßig ist ein Tabulator für aktuelle Excel-Versionen eingestellt. Das ältere Excel 2000 kann unter Umständen besser mit einem Semikolon umgehen.

Falls die Daten dennoch nicht in einzelne Spalten getrennt werden, muss man zunächst Excel starten und dann die Datei über das Menü öffnen.

• Starten Sie Excel
• Datei → Öffnen
• Ändern Sie den Dateityp auf „Textdateien (*.prn,*.txt,*.csv)“
• Wählen Sie die CSV-Datei → Öffnen
• OK

Excel versucht, aus den Daten das Beste herauszulesen. Hat ein Teilnehmer z.B. angegeben, dass er 20.5 Stunden pro Woche arbeitet, so interpretiert Excel das gerne als den 20. Mai.

Wir hätten aber gerne eine Dezimalzahl zum Rechnen. Um das zu erreichen, müssen wir Excel nur mitteilen, welchen Datentyp die Spalte enthält.

Schritt 1: Öffnen Sie zunächst Excel und aus Excel heraus die Datei (s. oben)

Schritt 2: Excel zeigt für CSV-Dateien beim Öffnen weitere Optionen an. Hier können Sie nun für die einzelnen Spalten festlegen, welches Format Excel zu erwarten hat.

Um Dezimalzahlen nach amerikanischer Notation korrekt zu Importieren, müssen Sie in Excel 2000 z.B. festlegen, dass der Punkt (.) das Dezimaltrennzeichen ist.

Wenn Sie offene Texteingaben verwenden, verwenden einige Teilnehmer möglicherweise den Bindestrich (-), um mehrere Punkte aufzuzählen. Excel interpretiert das als Minus und würde gerne rechnen, doch weil der Teilnehmer keine ordentliche Formel hinterlegt hat, erscheint nur die Fehlermeldung #NAME?.

Auch hier müssen Sie den Datentyp der Spalte manuell festlegen. Diesmal auf „Text“.

Mit der Anzeige von Gitterkreuzen weist Excel lediglich darauf hin, dass die Spalte zu schmal ist, um den gesamten Inhalt anzuzeigen. Ziehen Sie die Spalte einfach breiter. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken, dort „Spaltenbreite“ auswählen und einen größeren Wert eingeben.

Wenn Sie eine ältere Excel-Version verwenden, kann es vorkommen, dass die Daten nach dem Import scheinbar verschoben sind. Im Gegenzug fehlen in der jeweils vorhergehenden Zeile am Ende Daten.

In aller Regel passiert das, wenn ein Teilnehmer einen Text mit Zeilenumbruch (Return) eingegeben hat und Ihr Excel kann damit noch nicht umgehen.

Die Lösung besteht darin, dass oFb alle Zeilenumbrüche durch das Kürzel <br> ersetzt. Dafür deaktivieren Sie beim Daten herunterladen die Option Zeilenumbrüche in Texteingaben beibehalten.

Manchmal zeigt Excel bei mehrzeiligen Texteingaben nur die erste Zeile an. In der Regel ist der Rest einfach nur versteckt:

• Vergrößern Sie die Höhe der Zeile, um den vollständigen Text zu sehen oder
• wählen Sie die Zelle aus und drücken Sie die Taste F2.

Ältere Versionen von Excel unterstützen nur 255 Spalten (Variablen). Beim Laden wird dann ggf. eine Meldung angezeigt, dass die Daten unvollständig geladen wurden – und ein Teil der Variablen fehlt einfach.

Hier hilft es nur, eine aktuelle Version von Excel oder OpenOffice zu verwenden.