Serienmails verschicken

Sie haben eine Liste von E-Mail-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter Einladungen verschicken. Wie genau der Versand mit SoSci Survey von statten geht finden Sie in der Anleitung zum Serienmailversand mit SoSci Survey.

Man muss die E-Mails nicht mit SoSci Survey verschicken. Wie Sie in diesem Fall vorgehen müssen wird in der Anleitung Externer Versand von Serienmails

Wichtig: Unabhängig davon welche Versandmethode Sie wählen, beachten Sie in jedem Fall die Datenschutzgesetze und kontaktieren Sie auch Ihren Datenschutzbeauftragten, da E-Mailadressen zu den personenbezogenen Daten gezählt werden (Personenbezogene Daten).

Tipp: Testen Sie den Mailversand und den Aufruf des Fragebogen zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse und/oder denen ihrer Kollegen. Falls Sie schon E-Mail-Adressen in SoSci Survey importiert haben, können Sie Ihre eigene Adresse in eine gesonderte Teilgruppe einfügen und die Testmails nur an diese Gruppe versenden.

Wie bereits erwähnt kann der Versand von Serienmails entweder mit SoSci Survey oder extern stattfinden.

Der Versand von Einladungslinks durch ein externes Programm bietet folgende Vorteile:

• Man muss die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten nicht in SoSci Survey importieren, dies erspart u.U. den AVV (selbstverständlich werden die Adressen von SoSci Survey nicht an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt)
• Volle Kontrolle über den Absendernamen und E-Mail-Adresse.
• Kein Hinweis auf SoSci Survey am Ende jeder E-Mail.

Der Versand mittels SoSci Survey bietet folgende Vorteile:

• Es ist kein externes Programm erforderlich.
• SoSci Survey erzeugt beim Versand automatisch den personalisierten Link.
• SoSci Survey kann den Teilnahmestatus für jeden Adresseintrag aufzeichnen (außer im Datenschutzmodus „anonym“).
  • SoSci Survey kann sicherstellen, dass die Daten pseudonym erhoben werden.
  • SoSci Survey kann Erinnerungsmails (Reminder) gezielt an säumige Adressaten verschicken.
• Die Serienmails können automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden.
  • Es ist auch ein Zeit-randomisierter Versand möglich.
  • Für MESM-Studien ist auch ein Versand von SMS möglich (kostenpflichtig).
• Bei mehrwelligen Erhebungen kann SoSci Survey zusammengehörigen Fällen im Datensatz automatisch dasselbe Pseudonym zuordnen (außer im Datenschutzmodus „anonym“ oder „anonymisieren bei Abschluss des Fragebogens“)

Das Vorgehen bei beiden Varianten ist unterschiedlich und wird in den entsprechenden Anleitungen erklärt:

• Serienmailversand mit SoSci Survey
• Externer Versand von Serienmails

Möchte man in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten eines Teilnehmers zurückgreifen, so ist es sinnvoll, die Befragung zu unterbrechen und später (also in der zweiten Befragungswelle) fortzusetzen. Dies kann ebenfalls sinnvoll sein, wenn in mehrwelligen Befragungen weitgehend unterschiedliche Variablen abgefragt werden (anstatt immer derselbe Fragebogen) und man im Datensatz nur eine Datenzeile pro Fall haben möchte. Damit das funktioniert, darf der Befragte allerdings in der ersten Welle nicht bis zur letzte Seite des Fragebogens gelangen.

Um das zu erreichen, muss man im Fragebogen – dort wo die Befragung das erste mal unterbrochen werden soll – eine Unterbrechungsseite bauen. Dazu fügt man auf einer Seite (die im Idealfall keine Frage zeigt, sondern nur eine freundliche Verabschiedung vom ersten Teil) ein Element PHP-Code ein und darin die Befehle buttonHide() und option('resume', true).

Um die zweite Befragungswelle zu starten, entfernt man diese Unterbrechungsseite und sagt den Teilnehmern Bescheid, dass sie den Link (man kann ihnen den Link natürlich noch einmal schicken) wieder aufrufen sollen. Es geht dann mit der nächsten Seite weiter. Der Zurück-Knopf (sofern eingeschaltet) funktioniert ebenfalls – falls das nicht erwünscht ist, kann man ihn mittels option('backbutton', false) auf der ersten Seite des zweiten Teils deaktivieren.