Serienmails und SPF-Einträge

Wenn Sie eine Serienmail versenden möchten, warnt SoSci Survey evtl. vor einem „SPF-Record“ für die Absenderadresse. SPF steht für Sender Policy Framework und bedeutet, dass festgelegt wurde, welche Mailserver E-Mails mit Ihrer Absenderadresse versenden dürfen.

Zum Beispiel hätten Sie die Absenderadresse name@example.com. Jetzt möchte das Unternehmen hinter example.com natürlich nicht, dass z.B. Spammer oder Betrüger E-Mails mit ihrer Absenderadresse versenden. Technisch ist so ein Missbrauch problemlos möglich, deshalb wurden SPF-Records erdacht. Angenommen, dass das Unternehmen Example.com die IP-Adresse 203.0.113.7 besitzt und unter dieser IP-Adresse einen Mailserver betreibt. Dann könnte der Administrator von Example.com einen SPF-Eintrag für die Domain example.com hinterlegen, wonach nur dieser spezifische Mailserver E-Mails versenden darf, deren Absenderadresse auf …@example.com endet.

Wenn ein Mitarbeiter der Marketing-Abteilung von Example.com nun SoSci Survey für eine Kundenbefragung nutzt und (vollkommen legitim) eine Serienmail mittels SoSci Survey versendet (mit der Absenderadresse marketing@example.com), wird diese standardmäßig über den Mailserver von SoSci Survey verschickt. Der SoSci-Mailserver kontaktiert den Mailserver, welcher für die Mailadresse des E-Mail-Empfängers verantwortlich ist (z.B. gmail.com). Der empfangende Mailserver prüft, ob zum Absender marketing@example.com ein SPF-Eintrag existiert und wird fündig. Der SoSci-Mailserver passt aber nicht zu diesem Eintrag, entsprechend wird die E-Mail als vermeintlicher Betrugsversuch abgewiesen oder es steigt die Wahrscheinlichkeit für eine Spam-Klassifizierung. Dies ist für den Rücklauf in aller Regel nicht zuträglich. Es gibt hier unterschiedliche Lösungen.

Die einfachste Lösung besteht darin, die Serienmail nicht unter der eigenen Mailadresse zu versenden, sondern mit einer Mailadresse von SoSci Survey (z.B. mailer@soscisurvey.de). In der Serienmail wird

• Als Absender dennoch Ihr Name oder Ihr Unternehmen angezeigt, z.B. Vorname Nachname <mailer@soscisurvey.de> und
• Ihr E-Mail-Adresse wird in der Serienmail als Antwortadresse (reply-to) hinterlegt, sodass Antworten auf die E-Mail automatisch an Ihre Mailadresse gehen und nicht an SoSci Survey.

Die generische E-Mail-Adresse können Sie direkt in der Serienmail auswählen: Einladungen verschicken → Serienmails → rechts die Serienmail zum Bearbeiten öffnen () → Karteireiter Inhalt → Absender

Hinweis: Falls Sie mit Double-Opt-In Fragen (Opt-In für E-Mail-Verteiler) oder mit dem Fragetyp E-Mail an persönlichen Kontakt arbeiten oder den Befragten anbieten, dass sie den Fragebogen unterbrechen und einen Link zum Fortsetzen erhalten können, dann passen Sie die Absenderadresse auch in den Projekt-Einstellungen → Karteireiter Freigabe bei der Einstellung Absender für autom. E-Mails an.

Als Protokoll zum Versand von E-Mails dient häufig SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Über dieses Protokoll kontaktieren E-Mail-Programme einen Mailserver, um E-Mails zu versenden. Und auch SoSci Survey kann Serienmails mittels SMTP über „fremde“ Mailserver versenden.

Natürlich möchte kein Unternehmen, dass Spam und Phising über den eigenen Mailserver verschickt wird. Deshalb ist der Zugriff auf Mailserver zugangsgeschützt. Zum Beispiel durch Benutzername und Password.

Wenn Sie einen Freemailer (gmx.de, web.de, gmail.com, …) oder den Mailserver einer Hochschule verwenden, dann sollten Sie kurz die Rahmenbedingen abklären: Erstens sind hier fast immer strenge Grenzen für den Mailversand eingestellt. Der Hochschul-Mailserver erlaubt vielleicht nur 50 E-Mails pro Tag und Benutzerkonto. Schließlich möchte die Hochschule nicht, dass über ein geklautes Benutzerkonto Spam im großen Stil verschickt wird. Zweitens sollte man niemals das eigene Mailkonto in SoSci Survey eintragen, denn die Zugangsdaten werden unverschlüsselt gespeichert (s. unten). Legen Sie deshalb ein separated E-Mail-Konto für die Erhebung an und klären Sie ggf. mit der Hochschule, welche Beschränkungen gelten und ob sich diese bei Bedarf anpassen lassen.

Das Eintragen eines SMTP-Servers unter Befragungsprojekt in den Projekt-Einstellungen im Karteireiter Spezielles bei SMTP-Server für Serienmail-Versand bietet sich vor allem für Unternehmen an. Wenn Ihr Unternehmen einen eigenen Mailserver betreibt, lässt sich dort einfach ein neues Benutzerkonto anlegen, welches die benötigte Anzahl an E-Mails versenden darf.

Tragen Sie den SMTP-Server und die Zugangsdaten ein und testen Sie, ob der Versand funktioniert. Wenn alles korrekt ist und der Mailserver SoSci Survey nicht aufgrund anderer Filter (z.B. IP-Adresse) blockiert, dann wird unten „OK“ angezeigt und Sie erhalten eine Testmail an die im Benutzerkonto eingetragene E-Mail-Adresse.

Warnung: Das Passwort für das Mailkonto wird unverschlüsselt gespeichert und (um dies nochmal zu unterstreichen) im Klartext angezeigt. Verwenden Sie deshalb unbedingt ein separates E-Mail-Konto, welches nur für den Serienmailversand dienst und nach Abschluss der Erhebung gelöscht werden kann.

Warnung: Benachrichtigungen über ungültige E-Mail-Adressen („Undelivered Mail Returned to Sender“) werden bei dieser Variante nicht an den Mailserver von SoSci Survey gesendet, sondern an Ihren Mailserver. Deshalb kann SoSci Survey die fehlerhaften E-Mail-Adressen in der Adressliste nicht als solche markieren.

Warnung: Klären Sie den Versand über einen Mailserver mit Ihrer IT-Abteilung. Sonst könnte ein Sicherheitsmechanismus sich über die große Anzahl an E-Mail „von extern“ wundern und das Benutzerkonto sperren.

Tipp: Falls Sie einen eigenen Befragungsserver betreiben, kann in den Server-Einstellungen im Karteireiter Serienmails ein SMTP-Server global für alle Befragunsprojekte eingetragen werden.

Eine weitere Option bestünde darin, den SPF-Eintrag zur eigenen Domain anzupassen. Und zwar könnte man den Mailserver von SoSci Survey als legitimen Absender für die eigenen Mails eintragen. Diese Option ist aber meist nicht zu empfehlen:

• Die eigene IT-Abteilung wird nicht begeistert sein, wenn der SPF-Eintrag geändert werden soll.
• Es besteht prinzipiell ein Risiko, dass andere Nutzer des Befragungsservers E-Mails im Namen Ihres Unternehmens versenden. Dieses Risiko ist zwar begrenzt, weil SoSci Survey die E-Mail-Adressen von Benutzerkonten validiert, aber nicht ganz auszuschließen.

Falls Sie die SPF-Einträge anpassen möchten, geben Sie bitte folgende IP-Adressen für den Versand frei:

• www.soscisurvey.de
  • 95.130.22.98
  • 2a02:2940:0:c007::98
• s2survey.net
  • 95.130.22.100
  • 2a02:2940:0:c007::100