Serienmails verschicken

Sie haben eine Liste von E-Mails-Adressen und möchten die zugehörigen Personen zur Befragung einladen? In diesem Fall hilft die Serienmail-Funktion von SoSci Survey. Zu finden ist die Funktion links im Menü unter Einladungen verschicken.

Man muss die E-Mails nicht mit SoSci Survey verschicken. Es gibt eine Reihe von Programmen zum Versand von Serienmails, z.B. Newsletter Genius oder SuperMailer, für Thunderbird gibt es PlugIns für den Versand von Serienmails (z.B. Mail Merge oder Mail Tweak) und selbst Outlook kann in Kombination mit Word Serienmails verschicken. Anleitungen dazu findet man im Internet.

Wichtig: Wenn Sie möchten, dass nur Empfänger der Einladungsmail am Fragebogen teilnehmen können, legen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Serienmail fest. Verwenden Sie dann in der E-Mail unbedingt den Platzhalter %link% anstatt des regulären Links zum Fragebogen.

Wichtig: Die Funktion zum Versenden von E-Mails ist auf www.soscisurvey.de nicht automatisch freigeschaltet (ausgenommen sind Benutzerkonten, die mit bestimmten Uni-Mailadressen registriert wurden). Eine individuelle Freischaltung soll verhindern, dass böse Menschen SoSci Survey als Spam-Schleuder missbrauchen. Wenn der Versand für Ihr Benutzerkonto noch nicht freigeschaltet ist, zeigt SoSci Survey anstatt der Versandoption ein entsprechendes Antragsformular.

Tipp: Testen Sie die Funktion zunächst mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse und/oder denen der Kollegen. Falls Sie schon E-Mail-Adressen in SoSci Survey importiert haben, können Sie Ihre eigene Adresse in eine gesonderte Teilgruppe einfügen und die Testmails nur an diese Gruppe versenden.

Tipp: Gehen Sie vor dem Versand die Serienmail Checkliste durch, um Fehler beim Versand zu vermeiden.

Tipp: Falls Sie gültige personalisierte Links erstellen möchten, ohne dass eine E-Mail verschickt wird, können Sie dafür die Funktion API-Zugriff für personalisierte Teilnahmelinks verwenden oder Einladungen verschicken → Teilnahme-Links (s. unten).

E-Mail-Adressen sind personenbezogene Daten und fallen damit unter die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass bereits mit dem Adressverteiler eine Reihe von gesetzlichen Pflichten und Einschränkungen verbunden ist.

Nach der DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten (das schließt auch die Speicherung und Übermittlung an SoSci Survey ein) generell verboten, solange es keine Rechtsgrundlage gibt, welche sie erlaubt. Es gibt 173 Rechtsgrundlagen (Erwägungsgründe), darunter überwiegende berechtigte Interessen und die freiwillige Einwilligung der Betroffenen.

Klären Sie daher bereits zu Beginn der Projektplanung, woher Sie die E-Mail-Adressen haben, ob es eine Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung gibt und ob diese auch den Versand von E-Mails einschließt.

Hinweis: Womöglich ist bereits für das Hochladen der E-Mail-Adressen in die Adressliste auf SoSci Survey ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) erforderlich. Dies hängt nicht zuletzt vom Standort des Servers (eigenes Unternehmen/Hochschule oder Server der SoSci Survey GmbH) ab. Spätestens wenn durch die Serienmail-Funktion personenbezogene Daten erhoben werden, ist ein AVV sehr wahrscheinlich erforderlich. Aufgrund des hohen Aufwands bietet die SoSci Survey GmbH den Abschluss eines AVV derzeit nur für kostenpflichtige Projekte auf s2survey.net an (AVV mit der SoSci Survey GmbH beantragen).

Tipp: Nahezu alle Hochschulen und viele Unternehmen haben einen Datenschutzbeauftragten. Dieser kann in solchen Fällen beraten.

Tipp: Viele Hochschulen und Universitäten betreiben bereits einen Befragungsserver auf Basis von SoSci Survey. Oftmals erleichtert die Nutzung eines „eigenen“ Servers die Arbeit mit personenebezogenen Daten.

Tipp: Sie können unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links auch gültige Serienmail-Links erstellen, ohne E-Mail-Adressen auf den Befragungsserver hochzuladen. Mit einer geeigneten Software zum Versand personalisierter E-Mails können Sie auch auf diesem Wege die Mehrfachteilnahme von Befragten ausschließen. Aber: Beim Versand von Erinnerungsmails und bei mehrwelligen Erhebungen bietet der Versand direkt über SoSci Survey deutliche Vorteile.

Der Versand von Einladungsmails in einem externen Programm bietet folgende Vorteile:

• Man muss die E-Mail-Adressen oder Kontaktdaten nicht in SoSci Survey importieren (selbstverständlich werden die Adressen von SoSci Survey nicht an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt)
• Volle Kontrolle über den Absendernamen
• Kein Hinweis auf SoSci Survey am Ende jeder E-Mail

Wenn Sie die Einladungen in einem externen Programm versenden möchten, können Sie den Link zum Fragebogen entweder ohne weitere Angaben verschicken oder mittels Seriennummer personalisieren. Personalisierte Links erlauben…

• eine Überprüfung, wer den Fragebogen ausgefüllt hat,
• eine Beschränkung, dass jeder Teilnehmer den Fragebogen nur einmal ausfüllt und
• eine individuelle Zuordenbarkeit der Datensätze.

Für einen personalisierten Versand erstellen Sie unter Einladungen verschicken → Seriennummern verwalten die nötige Anzahl gültiger Seriennummern. Diese können Sie dann (etwa in einer Tabellenkalkulation) den Teilnehmern zuordnen und in den Fragebogen-Link in der E-Mail einbinden (Der Link zum Fragebogen).

Stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Seriennummer ein, damit jeder Teilnehmer mit seiner Seriennummer den Fragebogen nur genau einmal ausfüllen kann.

Wichtig: Die Seriennummer wird direkt im Datensatz gespeichert (Variable SERIAL). Da Sie die Seriennummern manuell Teilnehmern zuweisen müssen, obliegt Ihnen die Verantwortung, die Zugehörigkeit von Teilnehmern (Namen/E-Mail-Adressen) und Seriennummern (Datensätzen) zu verwalten. Je nach organisatorischen Maßnahmen arbeiten Sie mit personenbezogenen oder pseudonymem Daten. Damit haben Sie eine Reihe von Vorgaben der DSGVO zu beachten.

Mehr dazu s. unten: Seriennummern

Unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links können Sie Links erstellen, die genauso funktionieren wie die Links in Serienmails. Diese können auf einen spezifischen Fragebogen eingeschränkt werden und (je nach Bedarf) eine Mehrfachteilnahme erlauben oder nicht.

Stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Serienmail ein, damit die Teilnahmelinks wie vorgesehen funktionieren und Dritte nicht auf den Fragebogen zugreifen können.

Bei dieser Variante ist anhand des Datensatzes nicht (!) nachvollziehbar, zu welchem Teilnahme-Link ein Fragebogen gehört. Dies kann vorteilhaft sein, wenn die Daten anonym erhoben werden sollen.

Den Teilnahmestatus für die Teilnahme-Link können Sie während oder nach der Erhebung ermitteln. Laden Sie dafür die Liste der Teilnahmelinks unter Einladungen verschicken → Teilnahme-Links → URL-Listen erneut herunter. Der Teilnahmestatus wird in der Spalte status ausgewiesen, die Codes entsprechen denen für Serienmails (E-Mail-Verteiler herunterladen), wobei für Teilnahme-Links nicht zwischen 0 (nicht versendet) und 1 (versendet aber nicht angeklickt) differenziert werden kann.

Der Versand mittels SoSci Survey bietet folgende Vorteile:

• Es ist kein externes Programm erforderlich
• SoSci Survey erzeugt automatisch den personalisierten Link
• Der individuelle Teilnahmestatus kann einfach überprüft werden
• SoSci Survey kann sicherstellen, dass die Daten pseudonym erhoben werden und dennoch den individuellen Teilnahmestatus anzeigen
• Die Serienmail kann automatisiert zu einem vorgegeben Zeitpunkt verschickt werden
• Der Versand ist deutlich komfortabler, wenn im Befragungsprojekt mehrere Einladungen verschickt werden sollen (z.B. mehrere Wellen oder Erinnerungsmails)

Der Versand einer Einladungsmail mittes SoSci Survey erfolgt unter Einladungen verschicken in drei Schritten:

1. Importieren von E-Mail-Adressen (ggf. mit Name für eine personalisierte Anrede)
2. Anlegen der Serienmail (Inhalte der E-Mail und ggf. festlegen des Fragebogens)
3. Versand für einen späteren Zeitpunkt planen oder sofort durchführen

Wichtig: Wenn Sie Serienmails mittels SoSci Survey versenden, dann stellen Sie als Zugriffsbeschränkung im Fragebogen Serienmail (nicht zu verwechseln mit Seriennummer!) ein. So ist der Zugriff nur einmalig (sofern in der Serienmail nicht anders eingestellt) und nur mit den personalisierten Links aus der Einladungsmail möglich.

Wichtig: Verwenden Sie in der Serienmail den Platzhalter %link% für den Fragebogen-Link und tragen Sie den Link zum Fragebogen nicht direkt ein. So gewährleisten Sie den Versand personalisierter Teilnahmelinks.

Damit SoSci Survey E-Mails verschicken kann, muss man die Adressen der Empfänger zunächst importieren. Dafür gibt es unter Einladungen verschicken → Adressliste → Adressen importieren drei Wege:

1. Eine Liste mit E-Mail-Adressen importieren.
   Wenn Sie nur E-Mail-Adressen (ohne Namen) importieren wollen, dann funktioniert das sehr einfach. Sie kopieren alle E-Mail-Adressen in die Zwischenablage und fügen sie unter Direktimport in das große Textfeld ein. Dabei ist es egal, ob die E-Mail-Adressen durch Kommata getrennt sind, in eigenen Zeilen stehen oder ob dazwischen noch anderer Text steht – SoSci Survey sucht sich alles heraus, was wie eine E-Mail-Adresse aussieht.
2. Eine Tabelle mit Kontaktdaten einlesen.
   Falls Sie die Empfänger persönlich mit Name ansprechen möchten, benötigen Sie mindestens den Namen der Person. Liegen die Kontaktdaten tabellarisch vor, so können Sie unter E-Mail-Adressen importieren → Import per CSV-Datei eine CSV-Datei einlesen. OpenOffice Calc oder Excel können Tabellen als CSV-Datei abspeichern. DieZuordnung der Tabellenspalten erfolgt während dem Import.
3. Manuelle Eingabe einzelner Adressen.
   Diese Möglichkeit ist nur für eine kleine Anzahl von Adressen sinnvoll. Sie findet sich unter Adressen einzeln hinzufügen.

Den so erstellten E-Mail-Verteiler kann man auch als CSV-Datei herunterladen (E-Mail-Verteiler herunterladen).

Wichtig: Wählen Sie den Datenschutz-Modus, den Sie für Ihre Befragungsprojekt benötigen.

Sobald Sie im Menü sind, Adresslisten für Ihre Serienmails anzulegen, haben Sie die Auswahl zwischen 4 Datenschutz-Modi:

• Personenbezogen
  Hierbei wird sowohl beim Datensatz als auch in der Adressliste eine Personenkennung (SERIAL) angezeigt, welche einen eindeutigen Bezug zwischen E-Mail-Adresse und Datensatz erlaubt.
• Pseudonym
  Hierbei wird dem Teilnehmer eine eindeutige Personenkennung zugewiesen, aber als Projektleiter hat man keinen Zugriff auf diese. SoSci Survey verwaltet die Zuordnung treuhänderisch (d.h., gibt sie nicht heraus, außer der Projektleiter fragt dies explizit nach), sodass der Projektleiter keinen direkten Bezug zwischen E-Mail-Adressen und Datensätzen herstellen kann.
• Anonymisieren bei Abschluss des Interviews
  Dieser Modus entspricht dem Modus „Pseudonym“ – aber die Zuordnung des Datensatzes zu einem Adresseintrag wird mit Abschluss des Interviews (Erreichen der „letzten Seite“ im Fragebogen) gelöscht. Dabei wird auch der Wert der Variable Serial geändert zu „~anonymous“.
• Anonym
  Hierbei wird der Bezug zwischen Datensatz bzw. Teilnahme-Link und Adresseintrag überhaupt nicht gespeichert. Bei diesem Modus ist eine Zuordnung zwischen Adresseintrag und Datensatz nicht möglich.

Die Datenschutz-Modi gehen mit unterschiedlichen Vorteilen und Einschränkungen einher:

Funktionalität	Anonym	Anonymisieren bei Abschluss	Pseudonym	Personenbezogen
Teilnahmestatus in der Adressliste
Erinnerungsmail an säumige Teilnehmer
SERIAL oder Teilnehmerdaten im Interview mittels panelData() abrufen
Befragung zu zwei Zeitpunkten mit Unterbrecherseite (nur ein Fragebogen/Datensatz) und mailResume()
Zuordnung von Datensätzen bei mehrwelligen Erhebungen (mehrere Datensätze)
Adressebezug post-hoc wiederherstellbar (durch den Betreiber des Servers)		(1)
Adressbezug direkt ersichtlich

Anmerkung (1): Wenn zwischen Versand einer Serienmail und Abschluss des Fragebogens ein Server-Backup erstellt wurde, ist eine Rekonstruktion des Zuordnung auf Basis der Datenbank-Backups nicht ausgeschlossen.

Das Verfassen der E-Mail erfolgt kaum anders als im E-Mail-Programm: Unter Einladungen verschicken → Serienmails klickt man auf Neue Serienmail und trägt dann Betreff und Text ein. Allerdings gibt es einige Besonderheiten.

Die Serienmail unterscheidet sich von einer normalen Mail in einem wichtigen Punkt: Jeder Adressat soll einen personalisierten Link zum Fragebogen erhalten (um die Teilnahme nachzuverfolgen) und eventuell soll auch die Anrede personalisiert werden. Dafür verwendet man im E-Mail-Text Platzhalter wie %salut% (für die Anrede) oder %link% (für den Link zum Fragebogen). Zum Ausprobieren zeigt SoSci Survey nach dem Speichern eine Vorschau.

Wie SoSci Survey die Anrede formuliert, kann man ggf. im Karteireiter Anrede anpassen.

Eine Übersicht über die verfügbaren Platzhalter liefert das Kapitel Platzhalter in Serienmails.

SoSci Survey unterstützt die Möglichkeit, HTML-Mails mit Formatierung zu versenden. In der Regel sind die guten alten Textmails zwar ausreichend (jeder kann sie lesen und sie werden auch nicht so schnell als Werbung/Spam klassifiziert), aber HTML-Mails unterstützen eine Formatierung des Textes (sparsam einsetzen!) und können den Link zum Fragebogen auch tatsächlich als Hyperlink vorbereiten. Das erspart Problemem mit nicht/unvollständig klickbaren Links.

Falls Sie Ihre E-Mail als kombinierte Text/HTML-Mail versenden möchten, bereiten Sie zunächst den Inhalt als Text vor. Klicken Sie dann auf den Knopf HTML aus Text-Version erstellen und ändern Sie anschließend nach Bedarf den HTML-Inhalt.

Unter Fragebogen-Link können Sie einstellen …

• welcher Fragebogen aufgerufen werden soll, falls es im Befragungsprojekt mehrere Fragebögen gibt
• wie lange der Zugangsschlüssel sein soll, der im personalisierten Link verwendet wird
• ob der personalisierte Link das mehrfache Ausfüllen des Fragebogens erlauben soll (sinnvoll u.U. in Tagebuch-Studien)
• welcher Text in der HTML-Mail für den Link zum Fragebogen erscheint

Beim Bearbeiten der Serienmail sowie in der Übersicht der Serienmails finden Sie einen Knopf Versand der Serienmail. Wenn Sie diesen anwählen, können Sie die Optionen für den Versand festlegen. Eine Serienmail wird grundsätzlich erst versendet, nachdem Sie alle Optionen überprüft und bestätigt haben.

Mit dieser Funktion können Sie die Serienmail entweder direkt verschicken oder den Versand für einen späteren Zeitpunkt (ggf. auch randomisiert) terminieren. Sie können dabei einstellen, ob die Serienmail nur an bestimmte Adressaten (Angabe per E-Mail-Adresse) oder bestimmte Teilgruppen versendet werden soll. Außerdem können Sie bei Nachfassmails (Erinnerungsmails u.ä.) festlegen, welche Empfänger der ursprünglichen Einladung die Nachfassmail erhalten.

Nach Auswahl der Zielgruppe müssen Sie sich entscheiden, ob die Serienmail sofort verschickt werden soll oder ob der Server sie automatisch zu einem definierten Zeitpunkt versenden soll. Letzteres erlaubt eine bequeme Vorbereitung von Versand und Erinnerungsmails – zum eigentlichen Zeitpunkt der Versands muss man sich dann um nichts mehr kümmern.

Wichtig: Bei Erinnerungsmails erhalten grundsätzlich nur jene Adressaten eine Mail, die auch die ursprüngliche E-Mail erhalten haben, auf welche die Erinnerungsmail sich bezieht. Je nachdem, welche weiteren Einschränkungen Sie festlegen, ist es nur eine Teilmenge dieser Adressaten.

Wichtig: Wenn Sie den Versand sofort durchführen, sehen Sie auf dem Bildschirm u.U. zunächst nichts. Bitte gedulden Sie sich bis zu 2 Minuten.

Im Menüpunkt Einladungen verschicken → Adressliste (Panel) sieht man im Karteireiter Panel-Übersicht nicht nur die importierten E-Mail-Adressen, sondern auch den Teilnahmestatus der jeweiligen Adressaten. Der Teilnahmestatus wird einzeln für jede Serienmail gespeichert – wählen Sie zur Anzeige bei Teilnahmestatus zeigen für die entsprechende Serienmail aus.

Wenn Sie bei einem Eintrag auf das Bearbeiten-Symbol () klicken, können Sie den Eintrag bearbeiten und Sie sehen unten eine Liste aller Serienmails, die an den Teilnehmer verschickt wurden (inkl. Teilnahmestatus). Nicht angezeigt wird, wann der Teilnehmer den Fragebogen aufgerufen hat, denn dies würde eine eindeutige Zuordnung zu einem Datensatz erlauben und damit die Anonymität gefährden.

Zur Bereinigung des Verteilers (z.B. Löschen einer Teilgruppe, doppelter Adressen, etc.) finden Sie im Karteireiter Adressen verwalten einige nützliche Funktionen.

Wenn eine E-Mail-Adresse nicht (mehr) gültig ist, erhält SoSci Survey beim Versand eine entsprechende Fehlermeldung – meist binnen 15 Minuten, in Einzelfällen können aber bis zu 2 Tage vergehen, bevor die Fehlermeldung eingeht. Das Programm kontrolliert, auf welche Adresse sich die Meldung bezieht und markiert den entsprechenden Eintrag als fehlerhaft: Als Teilnahmestatus erscheint ein rot/orange blinkendes Symbol und der Eintrag wird in der Liste rot markiert.

Fehlerhafte Adressen erhalten auch in künftigen Aussendungen keine Serienmails – es sei denn, Sie setzen den Fehlerstatus zurück. Bearbeiten Sie dafür den Eintrag () und klicken Sie auf den entsprechenden Knopf.

Wenn Sie die korrekte Adresse des Teilnehmers kennen, können Sie diese entweder direkt eintragen () oder den Karteireiter Adressen aktualisieren verwenden. Nach der Änderung wird der Fehlerstatus automatisch zurückgesetzt.

Wenn Sie die Serienmail nun erneut an den/die korrigierte/n Adressaten verschicken möchten, starten Sie den Versand der Original-Serienmail einfach erneut. Die Serienmail wird automatisch nur an jene Adressaten verschickt, welche die E-Mail noch nicht bekommen haben (s. unten).

Sie können auch nachträglich Adressen in den Verteiler aufnehmen. Eine Serienmail wird jedem Adressaten grundsätzlich nur einmal zugestellt: Das bedeutet, dass Sie die Serienmail einfach erneut versenden können – nur die neuen Adressaten bekommen sie.

Das Versenden von Erinnerungsmails (oder auch von einer zweiten Befragungswelle, zu der nur die Teilnehmer aus der ersten Welle geladen werden sollen) funktioniert wie folgt:

1. Eine neue Serienmail erstellen (Einladungen verschicken → Serienmails → Neue Serienmail).
2. Im Karteireiter „Erinnerung/Folgemail“ bei „Erinnerung/Folgemail für“ die ursprüngliche Einladung auswählen. Wichtig: Wählen Sie immer die ursprüngliche Einladung, auch wenn Sie mehrere Erinnerungsmails versenden. Wenn ein Teilnehmer in einer Erinnerungsmail zum Fragebogen klickt, dann wird der Teilnahmestatus auch in der ursprünglichen Mail eingetragen.
3. Bei Art der Folgemail wählen Sie „Erinnerung oder Fortsetzung“.
4. Passen Sie den Inhalt der Serienmail im Karteireiter Inhalt nach Bedarf an. Der Text muss (wie in der ursprünglichen Serienmail) einen Platzhalter %link% für den personalisierten Teilnahmelink enthalten.
5. Unten in der Serienmail oder nach dem Speichern der neuen Serienmail (Schließen) können Sie mittels Versand der Serienmail eine Neue Sendung vorbereiten und dort unter Teilnahmestatus festlegen, wer die Erinnerungsmail bekommen soll.

Sie können eine Erinnerungsmail vorab anlegen und den Versand für einen späteren Zeitpunkt terminieren. Der Teilnahmestatus, welcher über Versand oder Nichtversand entscheidet, wird erst unmittelbar vor dem Versand der Erinnerungsmail ermittelt.

Grundsätzlich wird eine Erinnerungsmail nur an jene Teilnehmer verschickt, die auch die ursprüngliche Einladung bekommen haben. Je nach Einstellung beim Teilnahmestatus bekommt nur ein Teil dieser Addressaten die Erinnerung.

Wichtig: Jede Serienmail wird jedem Addressaten nur einmal zugestellt. Sie können dieselbe Erinnerung also nicht mehrfach an denselben Addressaten schicken. Wenn Sie mehrfach an die Teilnahme erinnern möchten, legen Sie pro Erinnerungs-Runde eine neue Serienmail an.

Schlagworte: Erinnerungsmail, Nachfassaktion, Reminder, Erinnerung, erinnern, nachfassen, Teilnahmestatus, ZweiteBefragungswelle, Dankemail, Dankesmail

Eine Serienmail kann auch Bilder oder Dateianhänge enthalten. So kann z.B. ein Logo direkt in der (HTML-)Mail angezeigt werden.

Laden Sie die Dateien zunächst unter Bilder und Mediendateien hoch. Wählen Sie die *geschützte Dateiablage*, wenn Sie nicht möchten, dass die Dateien über das Internet einsehbar sind.

Anschließend öffnen Sie die Serienmail zum Bearbeiten und wählen dort den Karteireiter *Bilder/Anhänge*. In der Dropdown-Auswahl unter *Bilder oder Dokumente hinzufügen* wählen Sie die erste Datei aus, die Sie anhängen möchten. Es erscheinen weitere Auswahlfelder, mit denen Sie nach Bedaraf weitere Dateien auswählen können. Nach dem Speichern der Serienmail () werden die Anhänge in einer Tabelle aufgelistet.

Bilder und Dokumente werden unterschiedlich behandelt. Dokumente werden als reguläre Dateianhänge eingebunden, Bilder werden in die E-Mail eingefügt aber standardmäßig nicht als Anhang angezeigt. Stattdessen erscheint in der Tabelle ein <img>-Tag, mit welchem das Bild direkt im HTML-Teil der Serienmail als Bild verwendet werden kann.

Zum Löschen von Dateianhängen setzen Sie ein Kreuzchen in der Spalte mit dem Mülleimer-Symbol und speichern Sie anschließend die Serienmail.

Beim Import wird jeder E-Mail-Adresse eine individuelle Kennung (Personenkennung) zugewiesen, die im Datensatz später als SERIAL auftaucht (allerdings nur, wenn der Datenschutz-Modus für die Adressen nicht „anonym“ oder „anonymisieren“ ist). Diese Kennung bleibt so lange erhalten, bis die E-Mail-Adresse aus dem Projekt gelöscht wird.

Mehrwellige Befragungen lassen sich daher recht einfach realisieren: Für jede Befragungswelle wird eine Serienmail angelegt und verschickt. Sofern man die E-Mail-Adressen ohne Personenkennung importiert hat, bleiben die Teilnehmer pseudonym und man kann die Datensätze dennoch anhand der Personenkennung (Variable SERIAL) zuordnen.

Falls in einer späteren Befragungswelle nur jene Adressaten angeschrieben werden sollen, die auch an der vorigen Welle teilgenommen haben, kann man das Nachfassmail-Funktion nutzen. Dazu gibt man beim Anlegen der Serienmail bei Erinnerung/Folgemail für an, auf welche vorherige Serienmail sich die neue Enladung bezieht. Bei der Funktion Versand der Serienmail kann man dann angeben, dass nur solche Adressaten die E-Mail bekommen sollen, die der anderen Einladung gefolgt sind.

Sofern man die Serienmail-Funktion oder Links mit individueller Seriennummern verwendet, „erkennt“ SoSci Survey den Teilnehmer. Beginnt ein Teilnehmer die Befragung, schließt dann zwischendurch den Fragebogen und klickt später erneut auf den personalisieren Link, so kann er die Befragung an derselben Stelle fortführen.

In der Praxis gibt es allerdings ein Problem mit dieser Funktion: Manche Teilnehmer möchten den Fragebogen zunächst einmal ansehen (also z.B. durchklicken, ohne Antworten zu geben) und ihn später erst ausfüllen. Würde SoSci Survey die Befragung stets fortsetzen, würden diese Teilnehmer beim zweiten mal nur die letzte Seite sehen „Danke, dass Sie teilgenommen haben“.

Deshalb überprüft SoSci Survey zu Beginn, ob der Teilnehmer beim letzten Mal überhaupt Fragen beantwortet hat. Hat der Teilnehmer mehr als 50% der gestellten (nicht aller!) Fragen unbeantwortet gelassen, beginnt der Fragebogen auf der ersten Seite. Hat er mindestens die Hälfte der gestellten Fragen beantwortet, so wird die Befragung direkt fortgesetzt.

Ab Version 2.3.06 kann man den Grenzwert zum Fortsetzen lückenhafter Interviews in der Einstellungen des Fragebogens (Fragebogen zusammenstellen → Karteireiter oder Symbol „Einstellungen“) anpassen. Eine Angabe von 0% deaktiviert den Neustart komplett. Beachten Sie aber bitte, dass Teilnehmer den Fragebogen dann u.U. nicht mehr ausfüllen können, wenn sie ihn zunächst einfach nur mal ansehen wollten.

Seriennummern sind vor allem dann hilfreich, wenn man E-Mails nicht über SoSci Survey versenden möchte, sondern dafür ein externes Programm verwendet. Seriennummern erfüllen dabei zwei Funktionen:

1. Der Teilnehmer kann das Ausfüllen unterbrechen und später fortsetzen. Dies funktioniert unabhängig von der eingestellten Zugriffsbeschränkung.
2. Ein Fragebogen kann mit einer Seriennummer nur genau einmal ausgefüllt werden. So kann man sicherstellen, dass jeder Teilnehmer nur einmal teilnimmt (mit der Serienmail-Funktion ist das natürlich ebenfalls sichergestellt). Im Fragebogen muss dafür die Zugriffsbeschränkung Seriennummer einstellt sein.
   • Wenn im Befragungsprojekt mehrere Fragebögen vorliegen, kann man mit einer Seriennummer jeden Fragebogen einmal ausfüllen.
   • Wenn der Teilnehmer beim ersten Ausfüllen viele Fragen unbeantwortet lässt, dann setzt der erneute Aufruf des Fragebogens mit der Seriennummer das Ausfüllen nicht fort, sondern beginnt ein neues Interview mit der gleichen Seriennummer (SERIAL). Diese Funktion ist für Teilnehmer, die den Fragebogen zunächst „nur einmal ansehen“ möchten. Diese Funktion und der Grenzwert für die Fortsetzung (Standard: MISSING < 50%) können im Fragebogen → Einstellungen festgelegt werden.
   • Wenn der Projektleiter den Teilnahmestatus der Seriennummer(n) zurücksetzt, stehen diese erneut zur Verwendung. Das Zurücksetzen gilt allerdings nur für einen Fragebogen-Aufruf, das ist relevant, wenn der Teilnehmer mehrere Fragebögen im Befragungsprojekt ausfüllen soll.

Ob man die Seriennummern selbst erstellt und SoSci Survey unter Seriennummern verwalten mitteilt oder ob SoSci Survey (unter demselben Menüpunkt) gültige Seriennummer erstellt, macht keinen Unterschied. Die Seriennummer kann man dem Teilnehmer entweder direkt im Link zum Fragebogen übergeben oder – vor allem sinnvoll bei postalischen Einladungen – im Text mitteilen. Wird ein Fragebogen mit Zugriffsbeschränkung „Seriennummer“ ohne Seriennummer im Link aufgerufen, fragt der Fragebogen danach.

Falls man mit Seriennummern mehrwellige Befragungen durchführen will, stößt man auf eine kleine Hürde: Der Teilnehmer bekommt dieselbe Seriennummer mitgeteilt (die Datensätze sollen ja einander zugeordnet werden) und kann deshalb nur das Interview vom ersten Mal fortführen. Die Lösung ist banal: Unter Seriennummern verwalten gibt es einen Knopf Antwortstatus zurücksetzen. Anschließend beginnt jede Seriennummer ein neues Interview.

Möchte man in einer mehrwelligen Befragung auf die früheren Antworten eines Teilnehmers zurückgreifen, so ist es sinnvoll, die Befragung zu unterbrechen und später (also in der zweiten Befragungswelle) fortzusetzen. Dies kann ebenfalls sinnvoll sein, wenn in mehrwelligen Befragungen weitgehend unterschiedliche Variablen abgefragt werden (anstatt immer derselbe Fragebogen) und man im Datensatz nur eine Datenzeile pro Fall haben möchte. Damit das funktioniert, darf der Befragte allerdings in der ersten Welle nicht bis zur letzte Seite des Fragebogens gelangen.

Um das zu erreichen, muss man im Fragebogen – dort wo die Befragung das erste mal unterbrochen werden soll – eine Unterbrechungsseite bauen. Dazu fügt man auf einer Seite (die im Idealfall keine Frage zeigt, sondern nur eine freundliche Verabschiedung vom ersten Teil) ein Element PHP-Code ein und darin die Befehle buttonHide() und option('resume', true).

Um die zweite Befragungswelle zu starten, entfernt man diese Unterbrechungsseite und sagt den Teilnehmern Bescheid, dass sie den Link (man kann ihnen den Link natürlich noch einmal schicken) wieder aufrufen sollen. Es geht dann mit der nächsten Seite weiter. Der Zurück-Knopf (sofern eingeschaltet) funktioniert ebenfalls – falls das nicht erwünscht ist, kann man ihn mittels option('backbutton', false) auf der ersten Seite des zweiten Teils deaktivieren.