Mitarbeiterbefragungen richtig umsetzen

Mitarbeiterbefragungen werden in den meisten Unternehmen eingesetzt. SoSci Survey bietet Ihnen dazu Lösungen an die jedem Bedarf gerecht werden, vom fertigen Standard-Fragebogen bis hin zur individuellen Begleitung und Beratung bei Ihrem Projekt. Um zu entscheiden, welches für Sie die richtige Lösung ist, sind Informationen zu folgenden Fragen wichtig.

Was sind eigentlich die Ziele der Mitarbeiterbefragung, was sollte abgefragt werden, wie kann eine Mitarbeiterbefragung wirklich Wirkung entfalten, wie kann der Datenschutz gewährleistet werden, was sind die größten Fehler – und welche Lösungen bietet SoSci Survey an? Dazu fasst dieser Text die wichtigsten Informationen zusammen.

Welche Ziele haben Mitarbeiterbefragungen?

Mitarbeiterbefragungen sollen einen zusätzlichen, systematischen Informationskanal öffnen, der Einblick in das Erleben der Mitarbeiter gibt. Durch die anonyme Situation und einen strukturierten Fragenkatalog bekommen Entscheider in Unternehmen eine sehr gute Informationsbasis. Darüber hinaus können Mitarbeiterbefragungen spezifische Zielsetzungen verfolgen:

• Screening

  Mitarbeiterbefragungen sollen ein Screening wichtiger Unternehmensbereiche gewährleisten. Ziel ist es, Herausforderungen und Missstände frühzeitig zu erkennen; ähnlich wie eine umfassende Vorsorgeuntersuchung beim Arzt.

• Konkrete Hinweise

  Idealerweise liefern Mitarbeiterbefragungen Hinweise für praktische Maßnahmen, um Prozesse und Situationen zu verbessern.

• Evaluation

  Als Evaluationsinstrument können Mitarbeiterbefragungen Hinweise geben, ob Maßnahmen zu den gewünschten Ergebnissen geführt haben.

• Entscheidungsgrundlage

  Nicht zuletzt werden Mitarbeiterbefragungen immer häufiger als Entscheidungsgrundlage eingesetzt, etwa welche Führungskräfte Karriere machen und wie hoch der variable Gehaltsanteil der verantwortlichen Führungskräfte ist.

Was sollte in einer Mitarbeiterbefragung abgefragt werden?

Eine Mitarbeiterbefragung ist meist breit angelegt, um mehrere wichtige Aspekte der Arbeitswelt zu betrachten. Dazu zählen …

• die Führungskraft,
• das Team, in dem Mitarbeiter arbeiten,
• die konkreten Arbeitsaufgaben,
• das Unternehmen (der Bereich), in dem die Kitarbeiter arbeiten
• wichtige Einstellungen bei den Mitarbeitern (etwa Motivation, Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen)

Die wissenschaftliche Forschung hat sich all dieser Bereiche angenommen und kann umfassende Erkenntnisse liefert, was die entscheidenden Aspekte in jedem Bereich sind.

Natürlich gibt es auch Befragungen, die nicht alles abtasten, sondern sich fokussiert auf einen Bereich reichten, etwa die Führungskraft und ihr Führungsverhalten oder die Mitarbeiter und deren psychische Belastungssituation.

Wie kann eine Mitarbeiterbefragung wirklich Wirkung entfalten?

Damit eine Mitarbeiterbefragung wirklich funktioniert, sind bei der praktischen Umsetzung folgende Punkte entscheidend:

• Motivation der Teilnehmer.

  Nur wenn die Mitarbeiter einen Vorteil an der Teilnahme erkennen und keine Ängste in Bezug auf Anonymität, Absichten des Unternehmens und Datenschutz bestehen, nehmen sie teil und geben ehrliche Antworten. Ein externer, wissenschaftlich geprägter Partner mit entsprechender Reputation ist hierbei oftmals sehr hilfreich.

• Klare Definition der Ziele und sinnvolle Inhalte.

  Wenn von Anfang an klar die Ziele und Inhalte definiert sind, kann man die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung direkt verwenden und als Entscheidungsgrundlage einsetzen.

• Systematische Auswertung und solide Interpretation der Daten.

  Reine Ergebnisse nutzen meist wenig. Entscheidend ist im ersten Schritt die wissenschaftlich fundierte Einordnung und Interpretation und im zweiten Schritt die Übersetzung in Maßnahmen.

Wie kann der Datenschutz bei einer Mitarbeiterbefragung sicher gestellt werden?

„Den“ Datenschutz gibt es nicht. Vielmehr müssen eine Reihe von Techniken und Regelungen richtig ineinander greifen, um einen Missbrauch der erhobenen Daten auszuschließen.

Bei Mitarbeiterbefragungen stehen zwei Aspekte im Vordergrund: Erstens müssen die Daten jederzeit vor dem Zugriff Unberechtigter und Dritter geschützt sein. Zweitens muss sich jeder Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ehrliche Antworten nicht gegen sie/ihn persönlich verwendet werden.

In allgemein gehaltenen Screening-Befragungen kann man technisch und inhaltlich sicherstellen, dass jeder einzelne Fragebogen anonym ist. Dies erfordert zum einen technische Maßnahmen, zum anderen dürfen im Fragebogen keinerlei Angaben erhoben werden, die eine indirekte Identifikation des Teilnehmer erlauben. Das SoSci Survey Basis-Screening bietet diese Voraussetzungen.

In einer stärker fokussierten Mitarbeiterbefragung lässt sich eine indirekte Identifizierbarkeit einzelner Fragebögen (z.B. Anhand von Abteilung und Aufgabenbereich) mitunter nicht vermeiden. In diesem Fall sollte die Auswertung durch einen externen Forscher erfolgen. Dieser aggregiert die individuellen Antworten zunächst zu Ergebnissen (z.B. pro Abteilung und pro Aufgabenbereich) und stellt dem Unternehmen dann „nur“ die Ergebnisse über Gruppen von Mitarbeitern bereit, die keinen Rückschluss mehr auf einzelne Mitarbeiter erlauben.

Eine detaillierte Darstellung der Maßnahmen, mit denen SoSci Survey Ihre Daten schützt, finden Sie unter Datenschutz in Online-Befragungen.

Die fünf größten Fehler bei Mitarbeiterbefragungen

1. Befragung als Selbstzweck

   Jeder Mitarbeiter, der sich die Zeit zum Ausfüllen eines Fragebogens nimmt will wissen: Was passiert mit den Ergebnissen? Passiert aus Sicht des Mitarbeiters gar nichts, ist das tödlich für die Motivation, nochmal an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Ursachen sind häufig (a) geringe Priorität und schlechte Planung, (b) unzureichende Kommunikation der Ergebnisse und Maßnahmen und (c) die Verwendung von „Fertigfragebögen“, die weder auf die Ziele der Mitarbeiterbefragung abgestimmt sind, noch die wesentlichen Aspekte aus der Forschung berücksichtigen.

2. Praxisferne Fragebögen

   Wissenschaftliche Fragebögen sind hervorragend zur Beantwortung theoretischer wissenschaftlicher Fragestellungen geeignet – aber sie wurden eben nicht für die Praxis entwickelt. Das wirft zwei Probleme auf: Zum einen werden die Teilnehmer mit zahllosen detaillierten Fragen „gelöchert“, die sich sehr ähnlich immer wieder wiederholen und mitunter exotische Themen abdecken. Zum anderen fehlen die wirklich wichtigen Punkte, sodass Fragen offen bleiben oder Wichtiges übersehen wird.

3. Mangelnde Einbindung der Mitarbeiter

   Eine Mitarbeiterbefragung liefert nur dann belastbare Ergebnisse, wenn möglichst alle Mitarbeiter (bzw. alle Mitarbeiter der betrachteten Abteilungen/Arbeitsbereiche) teilnehmen und den Fragebogen wahrheitsgemäß ausfüllen. Mangelt es an der Motivation, sind die Ursachen dafür häufig: Mangelnde Kommunikation des Zweckes der Befragung und welchen Nutzen die Mitarbeiter davon haben, ungute Seriositätswahrnehmung des eingesetzten Fragebogens oder der mit der Befragung beauftragten Institution und fehlendes Vertrauen in Anonymität und Datenschutz.

4. Späte Einbindung der Stakeholder

   Wichtige Gruppen wie Betriebsrat, Personalrat und Datenschutzbeauftragte werden nicht oder zu spät eingebunden. Das Projekt wird dadurch ggf. verzögert, in der Akzeptanz untergraben oder sogar ganz gestoppt.

5. Fehlerhafte Interpretation der Ergebnisse

   Oftmals gibt es Fehler bei der Auswertung der erhobenen Daten oder deren Interpretation: Entweder fehlt die methodische Qualifikation, Daten zu Ergebnissen zu verdichten (z.B. bei der internen Analyse komplexer Befragungen) oder es mangelt an Kommunikation zwischen Unternehmen und Forscher, sodass der Forscher die Ergebnisse nicht im Kontext des individuellen Unternehmens interpretiert.

Welche Lösungen bietet SoSci Survey an?

Die konkret geeignete Lösung hängt natürlich wesentlich von der Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung ab (siehe oben im Text) und von der aktuellen Situation (etwa Zeit und Budget). Davon hängt die Entscheidung ab, ob ein standardisierter Fragebogen ausreicht oder ob sich die Investition in individuelle Unterstützung auszahlt.

Standard-Fragebogen für kurzen Screen

Es soll schnell gehen und wenig kosten, Sie wollen einfach einmal klein starten? Ein allgemeines Screening soll proaktiv Probleme vermeiden, bevor sie entstehen? Für diesen Einsatzbereich bieten wir in Kooperation mit Prof. Dr. Florian Becker ein Basis-Screening an, konzipiert auf Basis aktueller wissenschaftlicher Befunde.

Individuelle Begleitung und Beratung

Die Mitarbeiterbefragung hat einen zentralen Stellenwert bei Ihnen, sie soll die individuelle Situation und Ziele berücksichtigen, tiefere Einblicke liefern, solide ausgewertet und interpretiert werden sowie konkrete Handlungsempfehlungen liefern? Außerdem wollen Sie sich von operativen Abläufen professionell entlasten? Dann ist es sinnvoll über den Standard-Fragebogen hinauszugehen. Jedes Unternehmen ist einzigartig, hat eine individuelle Situation und eigene Ziele. Um dem gerecht zu werden, kann die Mitarbeiterbefragung individuell für das Unternehmen ausgerichtet werden: Individuelle Mitarbeiterbefragung

Die SoSci Survey GmbH stellt eine verlässliche technische Basis für Mitarbeiterbefragungen bereit. Um Ihnen auch inhaltlich die nötige Expertise zu bieten, arbeiten wir eng mit Prof. Dr. Florian Becker zusammen. Als anerkannter Experte für Wirtschaftspsychologie und Autor mehrerer Fachbücher berät und unterstützt er Unternehmen unter anderen bei der Konzeption und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen. In der obigen Zusammenfassung zeigt er wesentliche Aspekte von Mitarbeiterbefragungen auf.